НГ · ПР №002 | Практический разбор
Как определить, нужна ли транспортная накладная, какие документы оформить и что проверит налоговая инспекция
Автор: Людмила Семенова
Актуально на 12.10.2026
Главное за 2 минуты
С 1 сентября 2026 года согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ транспортные накладные при автомобильных перевозках грузов по общему правилу оформляются в электронном виде — ЭТрН.
Но это не означает, что электронная транспортная накладная требуется при любом перемещении товаров.
Возможны три варианта:
Транспортная накладная не требуется. Например, организация перевозит собственные товары собственным автомобилем для собственных нужд без договора перевозки.
Оформляется бумажная транспортная накладная. Например, при перевозке сторонним перевозчиком между складами одной организации, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
Требуется ЭТрН. Например, транспортная компания перевозит товар от продавца покупателю по договору перевозки, а исключения для бумажного оформления отсутствуют.
Для заказа и заявки на автомобильную перевозку также действует обязательный электронный формат, если нет предусмотренного исключения. Смешанное оформление электронных и бумажных перевозочных документов по одной перевозке не предусмотрено (разъяснения Минтранса).
Главное правило: сначала определяем, кто и на каком основании перевозит груз. Затем устанавливаем, нужна ли транспортная накладная и в какой форме она должна быть оформлена.
01. Семь ситуаций из практики
Ситуация № 1. Перевозим собственный товар между складами
Условие
ООО перемещает товары со склада в Кургане на собственный склад в Шадринске. Автомобиль принадлежит организации, водитель — её работник.
Решение
Транспортная накладная не требуется.
Организация перевозит собственный товар для собственных нужд и не заключает договор перевозки с отдельным перевозчиком.
Что подготовить
Внутреннюю заявку или распоряжение на перемещение товара с указанием склада отправления и склада назначения.
Накладную на внутреннее перемещение товаров, например по форме ТОРГ-13, если она применяется организацией, либо по самостоятельно утверждённой форме.
Путевой лист в случаях, когда его оформление обязательно.
Документ о приёмке товара на втором складе — отметку в накладной на перемещение либо иной первичный документ, предусмотренный учётной системой организации.
Риск
Транспортная накладная не требуется, однако отсутствие документов о перемещении может привести к расхождениям в складском и бухгалтерском учёте.
Вывод
При перевозке собственных товаров собственным транспортом для собственных нужд ТН не оформляется. Но движение товаров между складами должно подтверждаться первичными документами.
Ситуация № 2. Покупатель самостоятельно забирает товар
Условие
Покупатель приобретает строительные материалы. По договору предусмотрен самовывоз. Покупатель направляет собственный автомобиль и забирает товар со склада продавца.
Решение
Транспортная накладная не требуется, поскольку покупатель перевозит приобретённый товар собственным транспортом без договора перевозки.
Что подготовить
Договор поставки с условием о самовывозе.
УПД или товарную накладную (ТОРГ-12 либо иную утверждённую форму), подтверждающую передачу товара.
Доверенность на получение товара, если товар принимает представитель покупателя и его полномочия не подтверждаются иным способом.
Путевой лист покупателя, если его оформление обязательно.
Документ о поступлении товара на склад покупателя, предусмотренный его системой учёта.
Важный нюанс
Если покупатель привлекает для самовывоза стороннюю транспортную компанию, необходимо отдельно определить участников договора перевозки и оформить транспортную накладную.
Риск
В договоре указан самовывоз, но фактически товар доставляет сторонний перевозчик, а необходимые транспортные документы отсутствуют.
Вывод
Самовывоз собственным транспортом покупателя и перевозка товара привлечённой транспортной компанией — разные хозяйственные ситуации. Документы должны соответствовать фактическому способу доставки.
Ситуация № 3. Продавец нанимает транспортную компанию
Условие
ООО продаёт оборудование покупателю. Для доставки заключён договор со сторонней транспортной компанией.
Решение
Требуется ЭТрН, если отсутствуют предусмотренные законодательством основания для бумажного оформления.
Что подготовить
Договор поставки с условием о доставке.
Договор перевозки и заказ (заявку) на перевозку, когда он необходим по условиям договора и применимым правилам.
ЭТрН, оформленную участниками перевозки.
УПД или товарную накладную на оборудование.
Акт оказанных транспортных услуг или УПД перевозчика, если необходим отдельный первичный документ для подтверждения стоимости услуги.
Счёт на оплату перевозки, если он предусмотрен договором.
Счёт-фактуру перевозчика либо надлежащим образом оформленный УПД для целей НДС, если перевозчик предъявляет налог и покупатель претендует на вычет.
Платёжное поручение и банковскую выписку при безналичной оплате перевозчику.
Обратите внимание
Счёт на оплату и платёжное поручение сами по себе не подтверждают факт оказания транспортной услуги.
При этом отдельный акт не всегда обязателен: возможность использования транспортной накладной как первичного документа определяется наличием обязательных реквизитов по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в том числе сведений о стоимости услуги. Если этих реквизитов недостаточно, необходим другой надлежащий первичный документ.
Риск
Стоимость перевозки включена в расходы, но документы не позволяют установить, какой груз, когда и кому был доставлен.
Вывод
Необходимо подтвердить два обстоятельства: фактическое исполнение перевозки и стоимость оказанной услуги. Для этого могут использоваться разные документы.
Ситуация № 4. Перевозка между складами одной организации сторонним перевозчиком
Условие
ООО заключает договор с транспортной компанией на доставку собственных товаров с одного склада на другой. Грузоотправитель и грузополучатель — одна организация.
Решение
Транспортная накладная необходима, поскольку перевозку выполняет сторонний перевозчик по договору.
При совпадении грузоотправителя и грузополучателя предусмотрено исключение для оформления транспортной накладной на бумаге (п. 7 приложения к приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262 в редакции приказа от 02.09.2026 № 391).
Что подготовить
Договор перевозки.
Заказ или заявку на перевозку, если она необходима.
Транспортную накладную в предусмотренной для рассматриваемого случая форме.
Накладную на внутреннее перемещение товаров, например ТОРГ-13.
Документ о приёмке товаров на втором складе.
Акт оказанных транспортных услуг или УПД перевозчика, если требуется отдельный первичный документ.
Счёт-фактуру перевозчика при предъявлении НДС и наличии оснований для вычета.
Платёжное поручение и банковскую выписку при безналичной оплате.
